1. Objetivo general
Centralizar la administración de casas y unidades en alquiler, permitiendo controlar desde la publicación y consulta de una propiedad hasta la firma del contrato, cobro de alquileres, gastos, mantenimiento, renovaciones y finalización de la relación contractual.
Criterio principal: cada propiedad debe tener una ficha completa con disponibilidad, estado, documentación, fotografías, características, propietario, contratos, inquilinos, historial de pagos, mantenimientos y gastos.
2. Tipos de usuarios
Administración
Administrador
- Propiedades
- Usuarios
- Contratos
- Configuración
- Reportes
Comercial
Agente / Recepción
- Consultas
- Visitas
- Reservas
- Contratos
- Clientes
Propietario
Propietario
- Propiedades
- Ingresos
- Gastos
- Mantenimiento
- Reportes
Inquilino
Inquilino
- Contrato
- Pagos
- Solicitudes
- Documentos
- Notificaciones
3. Tablas base / maestros
Propietarios
Personas físicas o jurídicas propietarias de los inmuebles.
Propiedades
Casas, departamentos, dúplex, chalets y otras unidades.
Inquilinos
Datos personales, contactos, documentación e historial.
Tipos de inmueble
Clasificación de las propiedades.
Características
Habitaciones, baños, garaje, patio, piscina y equipamiento.
Ubicaciones
Direcciones, barrios, ciudades y zonas.
Servicios
Agua, energía, internet, mantenimiento y otros.
Medios de pago
Efectivo, transferencia, tarjeta, QR y otros.
4. Ficha de la propiedad
| Dato | Información |
|---|---|
| Identificación | Código interno y referencia. |
| Tipo | Casa, departamento, dúplex, etc. |
| Ubicación | Dirección, barrio y ciudad. |
| Características | Dormitorios, baños, cocina, sala, patio y garaje. |
| Equipamiento | Aire acondicionado, muebles, electrodomésticos y otros. |
| Precio | Alquiler, depósito, gastos y condiciones. |
| Estado | Disponible, reservado, alquilado, mantenimiento, etc. |
| Multimedia | Fotos, videos y documentación. |
5. Estado de las propiedades
- Disponible.
- Publicada.
- En visita.
- Reservada.
- En proceso contractual.
- Alquilada.
- En mantenimiento.
- Bloqueada.
- Finalizada.
6. Publicación de propiedades
- Título.
- Descripción.
- Fotografías.
- Precio.
- Ubicación.
- Características.
- Condiciones.
- Requisitos para alquilar.
- Disponibilidad.
- Contacto.
7. Consultas y prospectos
Registrar cada interesado permite realizar seguimiento comercial hasta concretar o descartar el alquiler.
- Interesado.
- Propiedad.
- Fecha de consulta.
- Canal de contacto.
- Presupuesto.
- Fecha estimada de ingreso.
- Observaciones.
- Estado del prospecto.
8. Visitas
Interesado → Propiedad → Agenda de visita → Confirmación → Visita → Resultado → Seguimiento → Reserva / Descartado
- Fecha y hora.
- Propiedad.
- Interesado.
- Agente responsable.
- Confirmación.
- Resultado.
- Comentarios.
9. Reservas
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Solicitud | Interesado solicita reservar. |
| Pre-reserva | Propiedad retenida temporalmente. |
| Reservada | Reserva confirmada. |
| Documentación | Validación de requisitos. |
| Contrato | Contrato en preparación o firma. |
| Activa | Alquiler vigente. |
| Cancelada | Reserva anulada. |
10. Requisitos del inquilino
- Documento de identidad.
- Datos personales.
- Comprobante de ingresos cuando corresponda.
- Referencias.
- Garantía o fiador según condiciones.
- Documentación adicional.
- Validación de requisitos.
11. Contratos de alquiler
- Número de contrato.
- Propiedad.
- Propietario.
- Inquilino.
- Fecha de inicio.
- Fecha de finalización.
- Monto del alquiler.
- Actualización del alquiler.
- Depósito / garantía.
- Vencimiento mensual.
- Multas o recargos.
- Servicios incluidos.
- Condiciones.
- Firmas.
12. Inventario de la propiedad
Para casas amobladas o equipadas, registrar los elementos entregados permite comparar el estado inicial y final.
| Elemento | Control |
|---|---|
| Mobiliario | Camas, mesas, sillas, sofás y otros. |
| Electrodomésticos | Heladera, cocina, lavarropas, etc. |
| Accesorios | Cortinas, luminarias, utensilios, etc. |
| Estado | Bueno, regular, dañado o faltante. |
| Evidencia | Fotografías y observaciones. |
13. Acta de entrega
- Fecha y hora.
- Lecturas de medidores.
- Cantidad de llaves.
- Estado de ambientes.
- Inventario.
- Daños preexistentes.
- Fotografías.
- Firmas de las partes.
14. Alquileres y vencimientos
El sistema debe controlar automáticamente los vencimientos mensuales y generar alertas de pago.
- Período.
- Importe.
- Fecha de vencimiento.
- Fecha de pago.
- Recargo.
- Saldo.
- Estado.
15. Pagos de alquiler
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Pendiente | Cuota generada sin pago. |
| Parcial | Pago incompleto. |
| Pagado | Cuota cancelada. |
| Vencido | Fecha superada. |
| Con recargo | Aplicación de penalización según contrato. |
| Anulado | Movimiento cancelado con trazabilidad. |
16. Depósitos y garantías
- Importe recibido.
- Fecha.
- Concepto.
- Contrato.
- Estado.
- Devolución.
- Descuento por daños o deudas, si corresponde.
- Saldo final.
17. Servicios y gastos
- Agua.
- Energía eléctrica.
- Internet.
- Expensas.
- Impuestos.
- Limpieza.
- Jardinería.
- Seguridad.
- Otros gastos asociados.
18. Mantenimiento
Solicitud → Evaluación → Presupuesto → Aprobación → Técnico → Ejecución → Control → Costo → Cierre
- Propiedad.
- Problema reportado.
- Prioridad.
- Proveedor / técnico.
- Materiales.
- Costo.
- Fecha.
- Fotografías.
- Estado.
19. Inspecciones
- Inspección de ingreso.
- Inspecciones periódicas según contrato.
- Inspección por reclamo.
- Inspección de salida.
- Checklist por ambiente.
- Fotografías.
- Observaciones.
- Firma / conformidad.
20. Renovaciones y finalización
- Alerta de vencimiento.
- Propuesta de renovación.
- Nuevo monto.
- Actualización contractual.
- Renovación.
- Aviso de finalización.
- Inspección de salida.
- Devolución de llaves.
- Liquidación final.
- Devolución o aplicación de garantía.
21. Caja y finanzas
Ingresos
Alquileres, depósitos, recargos, servicios y otros conceptos.
Egresos
Mantenimiento, servicios, impuestos, comisiones y gastos.
Propietarios
Liquidación de ingresos y gastos por propiedad.
Caja
Apertura, movimientos, arqueo y cierre.
22. Liquidación al propietario
| Concepto | Descripción |
|---|---|
| Alquiler cobrado | Ingreso correspondiente al período. |
| Comisión | Comisión de administración, si aplica. |
| Gastos | Mantenimiento y otros gastos. |
| Impuestos | Conceptos aplicables. |
| Neto | Importe a entregar al propietario. |
23. Notificaciones
- Recordatorio de vencimiento.
- Pago recibido.
- Pago vencido.
- Reserva confirmada.
- Documentación pendiente.
- Contrato próximo a vencer.
- Mantenimiento programado.
- Inspección.
- Renovación.
24. Dashboard
| Indicador | Información |
|---|---|
| Propiedades | Total, disponibles, reservadas y alquiladas. |
| Ocupación | Porcentaje de propiedades alquiladas. |
| Ingresos | Alquileres cobrados y pendientes. |
| Morosidad | Cuotas vencidas y saldos. |
| Mantenimiento | Solicitudes abiertas y costos. |
| Contratos | Activos, próximos a vencer y finalizados. |
| Propietarios | Liquidaciones pendientes. |
25. Reportes
Propiedades
- Disponibilidad
- Ocupación
- Ubicación
- Rentabilidad
Alquileres
- Pagos
- Vencimientos
- Morosidad
- Ingresos
Mantenimiento
- Solicitudes
- Costos
- Proveedores
- Historial
Propietarios
- Liquidaciones
- Ingresos
- Gastos
- Neto
26. Estructura de datos recomendada
| Capa | Entidades | Función |
|---|---|---|
| Propietarios | propietarios, contactos, cuentas_propietario | Gestión de propietarios. |
| Propiedades | propiedades, tipos_inmueble, caracteristicas, ubicaciones, fotografias | Inmuebles. |
| Clientes | inquilinos, documentos, referencias | Inquilinos y prospectos. |
| Comercial | consultas, visitas, cotizaciones, reservas | Proceso de alquiler. |
| Contratos | contratos, contrato_detalle, renovaciones, firmas | Relación contractual. |
| Inventario | inventarios_propiedad, inventario_detalle, estados | Bienes entregados. |
| Alquileres | cuotas_alquiler, pagos_alquiler, recargos | Cobranza. |
| Garantías | depositos, movimientos_garantia, liquidaciones | Depósitos y garantías. |
| Servicios | servicios_propiedad, consumos, facturas_servicio | Servicios y gastos. |
| Mantenimiento | solicitudes, ordenes_mantenimiento, proveedores, costos | Mantenimiento. |
| Finanzas | ingresos, egresos, caja, caja_movimientos, liquidaciones_propietario | Control financiero. |
| Seguridad | usuarios, roles, permisos, auditoria, notificaciones | Seguridad y trazabilidad. |
27. Menú general
28. Flujo integral de alquiler
Propiedad → Publicación → Consulta → Visita → Evaluación → Reserva → Documentación → Contrato → Garantía → Entrega → Alquiler mensual → Cobro → Mantenimiento → Renovación / Finalización
Cuota → Vencimiento → Pago → Recibo → Liquidación al propietario → Registro financiero
Problema → Solicitud de mantenimiento → Evaluación → Presupuesto → Aprobación → Reparación → Factura → Costo asociado a propiedad
Finalización → Inspección de salida → Lectura de medidores → Devolución de llaves → Liquidación → Garantía → Cierre del contrato
29. Arquitectura tecnológica sugerida
App móvil
Flutter para propietarios, inquilinos y agentes: propiedades, consultas, reservas, pagos, documentos, mantenimiento y notificaciones.
Panel web
Administración de propiedades, contratos, cobranza, mantenimiento, propietarios, caja y reportes.
Backend / API
API REST con autenticación, disponibilidad, contratos, cuotas, pagos, mantenimiento, documentos y auditoría.
Base de datos
MySQL o PostgreSQL con transacciones, índices, relaciones, trazabilidad y respaldos.
Conclusión: la App de Alquileres de Casas debe controlar todo el ciclo inmobiliario: propiedades, propietarios, interesados, visitas, reservas, contratos, garantías, alquileres, pagos, servicios, mantenimiento, inspecciones, renovaciones y liquidaciones. Esto permite reducir errores administrativos, controlar la morosidad y conocer la rentabilidad real de cada propiedad.