1. Objetivo general
Centralizar la operación de una ferretería desde la compra y recepción de mercadería hasta la venta, preparación de pedidos, presupuestación, entrega, control de stock, cobros y análisis de rentabilidad.
Criterio principal: el sistema debe manejar productos con diferentes unidades y presentaciones, códigos de barras, equivalencias, múltiples listas de precios, stock por ubicación y ventas tanto de mostrador como por presupuesto y pedido.
2. Tipos de usuarios
Administración
Administrador
- Configuración
- Productos
- Precios
- Usuarios
- Reportes
Ventas
Vendedor
- POS
- Presupuestos
- Pedidos
- Clientes
- Cobros
Depósito
Encargado de inventario
- Recepción
- Picking
- Transferencias
- Conteos
- Reposición
Gestión
Gerente
- Ventas
- Compras
- Margen
- Proveedores
- Indicadores
3. Tablas base / maestros
Productos
Herramientas, materiales, electricidad, plomería, pinturas, fijaciones y accesorios.
Categorías
Clasificación comercial y técnica de productos.
Marcas
Fabricantes y marcas comerciales.
Unidades y medidas
Unidad, metro, kilo, litro, caja, pack, rollo y equivalencias.
Proveedores
Datos comerciales y condiciones de compra.
Clientes
Consumidores, empresas, profesionales y constructoras.
Obras / proyectos
Obras vinculadas a presupuestos, pedidos y consumo de materiales.
Medios de pago
Efectivo, transferencia, tarjeta, QR, crédito y otros.
4. Catálogo de productos
| Dato | Información |
|---|---|
| Código | SKU, código interno y código de barras. |
| Nombre | Nombre comercial y descripción. |
| Categoría | Clasificación del producto. |
| Marca | Fabricante. |
| Unidad | Unidad principal de compra y venta. |
| Equivalencia | Ejemplo: caja = 10 unidades. |
| Costo | Costo de adquisición. |
| Precio | Precio de venta por lista. |
| Stock | Actual, mínimo, máximo y reservado. |
| Ubicación | Depósito, pasillo, estantería o góndola. |
5. Categorías recomendadas
Herramientas
Manuales, eléctricas, accesorios y herramientas profesionales.
Electricidad
Cables, llaves, tomas, luminarias, tableros y accesorios.
Plomería
Caños, conexiones, válvulas, grifería y accesorios.
Construcción
Cemento, adhesivos, materiales, abrasivos y complementos.
Pintura
Pinturas, esmaltes, rodillos, pinceles y accesorios.
Fijaciones
Tornillos, tuercas, tarugos, clavos y elementos de fijación.
6. Características técnicas
Permitir definir atributos específicos según la categoría para facilitar búsqueda, comparación y venta.
- Medida.
- Diámetro.
- Longitud.
- Material.
- Potencia.
- Voltaje.
- Color.
- Rosca.
- Capacidad.
- Compatibilidad.
7. Equivalencias y unidades
| Ejemplo | Configuración |
|---|---|
| Caja | 1 caja = 10 unidades. |
| Pack | 1 pack = cantidad configurable. |
| Rollo | 1 rollo = metros configurables. |
| Metro | Venta fraccionada según producto. |
| Kilogramo | Venta por peso cuando corresponda. |
8. Compras y proveedores
Necesidad de reposición → Solicitud → Cotización → Orden de compra → Recepción → Control → Ingreso a stock → Cuenta con proveedor
- Proveedor.
- Orden de compra.
- Productos.
- Cantidad.
- Costo.
- Descuento.
- Impuestos.
- Condición de pago.
- Recepción parcial o total.
9. Recepción de mercadería
- Proveedor.
- Documento.
- Orden de compra.
- Productos recibidos.
- Cantidad.
- Costo.
- Faltantes.
- Excedentes.
- Productos dañados.
- Responsable.
10. Inventario
- Stock físico.
- Stock disponible.
- Stock reservado.
- Stock mínimo.
- Stock máximo.
- Ubicación.
- Costo promedio.
- Último costo.
- Stock por sucursal.
11. Movimientos de stock
| Movimiento | Uso |
|---|---|
| Entrada | Compra o recepción. |
| Venta | Salida por venta. |
| Reserva | Stock comprometido para pedido. |
| Transferencia | Entre sucursales o depósitos. |
| Devolución cliente | Ingreso según condición. |
| Devolución proveedor | Salida de mercadería. |
| Ajuste | Corrección por inventario físico. |
| Baja | Producto dañado o no comercializable. |
12. Presupuestos / cotizaciones
Cliente → Productos → Cantidades → Precios → Descuentos → Condiciones → Presupuesto → Envío → Aprobación → Pedido / Venta
- Cliente.
- Obra o proyecto.
- Vendedor.
- Productos.
- Cantidades.
- Precios.
- Descuentos.
- Validez.
- Condiciones de pago.
- Observaciones.
13. Estados del presupuesto
- Borrador.
- Enviado.
- En negociación.
- Aprobado.
- Rechazado.
- Vencido.
- Convertido a pedido.
- Convertido a venta.
- Anulado.
14. Pedidos de clientes
- Cliente.
- Presupuesto de origen.
- Productos.
- Cantidades.
- Fecha requerida.
- Retiro o entrega.
- Dirección.
- Estado.
- Observaciones.
15. Preparación de pedidos
Pedido confirmado → Reserva de stock → Picking → Control → Packing → Preparado → Retiro / Despacho → Entrega
- Operario.
- Ubicación.
- Cantidad solicitada.
- Cantidad preparada.
- Diferencias.
- Bultos.
- Etiquetas.
16. Ventas POS
Escanear código → Producto → Cantidad → Precio / lista → Descuento → Total → Medio de pago → Comprobante → Salida de stock
- Búsqueda por código.
- Búsqueda por descripción.
- Venta por unidad o medida.
- Múltiples medios de pago.
- Descuentos autorizados.
- Cliente consumidor final o registrado.
- Impresión de ticket.
17. Listas de precios
- Precio minorista.
- Precio mayorista.
- Precio profesional.
- Precio para constructoras.
- Precio por volumen.
- Precio promocional.
- Historial de modificaciones.
18. Clientes profesionales y obras
Registrar albañiles, electricistas, plomeros, empresas y constructoras con sus obras para relacionar presupuestos, pedidos, compras y saldos.
- Cliente.
- Obra.
- Dirección.
- Responsable.
- Presupuestos.
- Pedidos.
- Materiales comprados.
- Cuenta corriente.
19. Devoluciones y cambios
- Venta original.
- Producto.
- Cantidad.
- Motivo.
- Estado.
- Reintegro.
- Cambio.
- Nota de crédito.
- Impacto en stock.
- Autorización.
20. Entregas y reparto
- Pedido.
- Cliente.
- Dirección.
- Vehículo.
- Repartidor.
- Ruta.
- Fecha.
- Horario.
- Comprobante de entrega.
- Observaciones.
21. Promociones
- Descuento por producto.
- Descuento por categoría.
- Precio por cantidad.
- Combos.
- Promociones por marca.
- Ofertas temporales.
- Precios para clientes específicos.
22. Caja y cobros
- Apertura.
- Ventas.
- Pagos de cuentas.
- Ingresos.
- Egresos.
- Devoluciones.
- Retiros.
- Arqueo.
- Diferencias.
- Cierre.
23. Cuentas corrientes
| Movimiento | Descripción |
|---|---|
| Venta a crédito | Débito al cliente. |
| Pago | Cancelación total o parcial. |
| Nota de crédito | Crédito a favor. |
| Ajuste | Corrección autorizada. |
| Saldo | Balance actual. |
24. Gastos
- Fletes.
- Combustible.
- Servicios.
- Alquiler.
- Mantenimiento.
- Compras menores.
- Personal.
- Otros gastos.
25. Alertas
- Stock bajo.
- Producto agotado.
- Pedido pendiente.
- Presupuesto por vencer.
- Cuenta por pagar.
- Cuenta por cobrar.
- Precio desactualizado.
- Recepción pendiente.
26. Dashboard
| Indicador | Información |
|---|---|
| Ventas | Ventas del día, semana y mes. |
| Ticket promedio | Valor promedio por venta. |
| Productos | Más vendidos y menos vendidos. |
| Stock | Bajo stock, agotados y sobrestock. |
| Presupuestos | Emitidos, aprobados, rechazados y vencidos. |
| Compras | Compras por proveedor y período. |
| Margen | Rentabilidad por producto y categoría. |
| Caja | Ingresos, egresos y saldo. |
27. Reportes
Ventas
- Por producto
- Categoría
- Marca
- Vendedor
Inventario
- Stock
- Kardex
- Rotación
- Valorización
Presupuestos
- Conversión
- Vencidos
- Por vendedor
- Por cliente
Financieros
- Ingresos
- Costos
- Margen
- Caja
28. Estructura de datos recomendada
| Capa | Entidades | Función |
|---|---|---|
| Catálogo | productos, categorias, marcas, unidades, equivalencias, atributos_producto | Productos y características. |
| Precios | listas_precios, precios_producto, promociones, descuentos, historial_precios | Precios. |
| Proveedores | proveedores, contactos, condiciones_compra | Abastecimiento. |
| Compras | ordenes_compra, compra_detalle, recepciones, recepcion_detalle | Compras. |
| Inventario | almacenes, ubicaciones, inventarios, movimientos_stock, transferencias | Stock. |
| Clientes | clientes, direcciones, obras, contactos | Clientes y proyectos. |
| Presupuestos | presupuestos, presupuesto_detalle, presupuesto_historial | Cotizaciones. |
| Pedidos | pedidos, pedido_detalle, reservas_stock, preparaciones | Pedidos. |
| Ventas | ventas, venta_detalle, pagos_venta, devoluciones | POS y ventas. |
| Entregas | entregas, rutas, vehiculos, repartidores, comprobantes_entrega | Distribución. |
| Finanzas | cajas, caja_movimientos, cuentas_corrientes, pagos, gastos | Finanzas. |
| Seguridad | usuarios, roles, permisos, auditoria, notificaciones | Seguridad y trazabilidad. |
29. Menú general
30. Flujo integral de la ferretería
Proveedor → Compra → Recepción → Inventario → Exhibición / Depósito → Presupuesto o Venta POS → Preparación → Entrega / Retiro → Cobro → Caja
Cliente → Presupuesto → Negociación → Aprobación → Reserva de stock → Pedido → Preparación → Entrega → Facturación → Pago
Stock mínimo → Alerta → Compra → Recepción → Actualización de stock y costos → Reposición
31. Arquitectura tecnológica sugerida
POS / App móvil
Flutter para vendedores, clientes y reparto: ventas, presupuestos, pedidos, catálogo, entregas y notificaciones.
Panel web
Administración de productos, compras, inventario, precios, presupuestos, ventas, caja y reportes.
Backend / API
API REST con autenticación, catálogo, inventario, presupuestos, pedidos, ventas, clientes y auditoría.
Base de datos
MySQL o PostgreSQL con transacciones, índices, relaciones, control de stock y respaldos.
Conclusión: la App de Ferretería debe integrar catálogo técnico, unidades y equivalencias, compras, inventario, presupuestos, pedidos, POS, clientes profesionales, obras, entregas, caja y cuentas corrientes. La gestión de presupuestos y listas de precios es especialmente importante para atender ventas por volumen y proyectos de construcción.