1. Objetivo general
Centralizar el ciclo completo del alquiler: publicación del artículo, consulta, cotización, reserva, contrato, anticipo, preparación, entrega, devolución, inspección, cobro de saldos y actualización del inventario.
Criterio principal: cada artículo debe tener disponibilidad por fecha y estado físico, evitando que un mismo elemento sea reservado para eventos superpuestos y permitiendo registrar daños, pérdidas, limpieza y mantenimiento después de cada alquiler.
2. Tipos de usuarios
Administración
Administrador
- Usuarios
- Catálogo
- Precios
- Configuración
Comercial
Atención / Ventas
- Clientes
- Cotizaciones
- Reservas
- Contratos
- Cobros
Operaciones
Encargado de depósito
- Preparación
- Entrega
- Devolución
- Inventario
Logística
Repartidor
- Rutas
- Entregas
- Retiros
- Comprobantes
3. Tablas base / maestros
Clientes
Datos personales, contacto, direcciones e historial.
Artículos
Mesas, sillas, manteles, vajilla, decoración, inflables, accesorios y otros.
Categorías
Clasificación de artículos y servicios.
Eventos
Cumpleaños, bodas, bautismos, corporativos y otros.
Ubicaciones
Depósitos, sucursales y posiciones.
Tarifas
Precios por artículo, cantidad, período o paquete.
Proveedores
Proveedores de artículos, reparación y mantenimiento.
Medios de pago
Efectivo, transferencia, tarjeta, QR y otros.
4. Catálogo de cotillón
- Código.
- Nombre.
- Categoría.
- Descripción.
- Fotografías.
- Cantidad disponible.
- Precio de alquiler.
- Precio por unidad o conjunto.
- Depósito / garantía.
- Estado físico.
- Ubicación.
- Requiere limpieza o mantenimiento.
5. Tipos de artículos
Mobiliario
Mesas, sillas, livings, bancos, barras y estructuras.
Decoración
Fondos, paneles, arcos, telas, centros de mesa y adornos.
Vajilla y accesorios
Platos, vasos, cubiertos, bandejas y elementos decorativos.
Fiestas
Disfraces, cotillón, props, luces y artículos temáticos.
6. Clientes y direcciones
- Datos personales.
- Documento.
- Teléfono.
- Correo.
- Dirección de facturación.
- Dirección del evento.
- Contactos adicionales.
- Historial de alquileres.
- Cuenta corriente.
- Observaciones.
7. Gestión de eventos
| Dato | Información |
|---|---|
| Tipo de evento | Cumpleaños, boda, corporativo, infantil, etc. |
| Fecha | Fecha del evento. |
| Horario | Inicio y finalización. |
| Ubicación | Lugar de entrega y montaje. |
| Invitados | Cantidad estimada. |
| Temática | Tema, colores y estilo. |
| Observaciones | Requerimientos especiales. |
8. Cotizaciones
- Cliente.
- Evento.
- Fecha.
- Artículos.
- Cantidades.
- Precio de alquiler.
- Montaje.
- Transporte.
- Descuento.
- Depósito de garantía.
- Vigencia.
- Observaciones.
9. Reservas
Cliente → Evento → Selección de artículos → Verificación de disponibilidad → Cotización → Aprobación → Reserva → Anticipo → Contrato
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Consulta | Cliente solicita información. |
| Cotizado | Presupuesto preparado. |
| Pre-reserva | Artículos retenidos temporalmente. |
| Reservado | Reserva confirmada. |
| Preparación | Pedido en armado. |
| Entregado | Artículos entregados. |
| En devolución | Esperando retiro o recepción. |
| Devuelto | Artículos recibidos. |
| Cerrado | Cuenta y garantía finalizadas. |
| Cancelado | Reserva anulada. |
10. Control de disponibilidad
La disponibilidad debe considerar el calendario de reservas y el estado físico de cada artículo.
- Disponible.
- Reservado.
- En preparación.
- Alquilado.
- En devolución.
- En inspección.
- En limpieza.
- En reparación.
- Fuera de servicio.
11. Contratos de alquiler
- Número de contrato.
- Cliente.
- Evento.
- Fecha de retiro / entrega.
- Fecha de devolución.
- Artículos alquilados.
- Precio total.
- Anticipo.
- Saldo.
- Depósito de garantía.
- Responsabilidades.
- Condiciones por daños o pérdidas.
- Firma / conformidad.
12. Preparación del pedido
Antes de entregar, el depósito debe preparar y verificar cada artículo.
- Separación por reserva.
- Conteo.
- Control de estado.
- Limpieza.
- Embalaje.
- Checklist.
- Fotografías.
- Responsable.
- Estado preparado.
13. Entregas y logística
| Dato | Descripción |
|---|---|
| Reserva | Pedido asociado. |
| Dirección | Lugar del evento. |
| Fecha / hora | Ventana de entrega. |
| Vehículo | Transporte asignado. |
| Repartidor | Responsable. |
| Montaje | Si incluye armado. |
| Comprobante | Firma o evidencia de entrega. |
14. Montaje y desmontaje
- Servicios de montaje.
- Equipo asignado.
- Hora de llegada.
- Elementos instalados.
- Fotografías.
- Conformidad del cliente.
- Desmontaje.
- Control de elementos retirados.
15. Devoluciones
La devolución debe comparar lo entregado con lo recibido.
- Fecha y hora.
- Reserva.
- Artículos esperados.
- Cantidad devuelta.
- Faltantes.
- Daños.
- Suciedad.
- Estado.
- Fotografías.
- Responsable.
16. Daños, pérdidas y penalizaciones
| Situación | Tratamiento |
|---|---|
| Daño leve | Registrar reparación o costo. |
| Daño grave | Evaluar costo de reparación o reposición. |
| Pérdida | Registrar artículo faltante. |
| Suciedad extraordinaria | Cobro adicional si corresponde. |
| Garantía | Aplicar depósito según condiciones del contrato. |
17. Limpieza y mantenimiento
- Artículos recibidos.
- Estado de limpieza.
- Tipo de limpieza.
- Responsable.
- Fecha.
- Reparaciones.
- Repuestos.
- Costo.
- Estado final.
18. Inventario y movimientos
| Movimiento | Uso |
|---|---|
| Entrada | Compra o incorporación. |
| Reserva | Asignación a un alquiler. |
| Salida | Entrega al cliente. |
| Devolución | Ingreso después del evento. |
| Traslado | Movimiento entre ubicaciones. |
| Reparación | Salida temporal a mantenimiento. |
| Baja | Artículo fuera de servicio. |
| Ajuste | Corrección documentada. |
19. Ventas y servicios adicionales
- Alquiler de artículos.
- Montaje.
- Desmontaje.
- Transporte.
- Decoración.
- Personal de apoyo.
- Horas adicionales.
- Cargos por daños o pérdidas.
20. Caja y cobros
Anticipos
Señas y reservas.
Saldo
Importe pendiente antes o después del evento.
Garantía
Depósito retenido y posterior devolución o aplicación.
Caja
Apertura, ingresos, egresos, arqueo y cierre.
21. Promociones y paquetes
- Paquetes por cantidad de invitados.
- Combos temáticos.
- Descuentos por temporada.
- Promociones de fechas especiales.
- Descuentos por alquiler recurrente.
- Cupones.
22. Dashboard
| Indicador | Información |
|---|---|
| Reservas | Próximas, activas, finalizadas y canceladas. |
| Disponibilidad | Artículos libres y comprometidos. |
| Ingresos | Alquileres y servicios. |
| Eventos | Eventos por fecha y tipo. |
| Logística | Entregas y retiros pendientes. |
| Daños | Artículos con daños o reparación. |
| Rentabilidad | Ingresos, costos y margen. |
23. Reportes
Reservas
- Por período
- Por cliente
- Por evento
- Por estado
Inventario
- Disponibilidad
- Alquilados
- Daños
- Rotación
Financieros
- Ingresos
- Garantías
- Costos
- Margen
Logística
- Entregas
- Retiros
- Montajes
- Desmontajes
24. Estructura de datos recomendada
| Capa | Entidades | Función |
|---|---|---|
| Clientes | clientes, contactos, direcciones, cuenta_corriente | Clientes. |
| Catálogo | articulos, categorias, tarifas, fotografias | Artículos y precios. |
| Eventos | eventos, tipos_evento, ubicaciones_evento | Datos del evento. |
| Comercial | cotizaciones, cotizacion_detalle, reservas, reserva_detalle | Cotización y reserva. |
| Contratos | contratos, condiciones, firmas, garantias | Alquiler. |
| Logística | entregas, retiros, rutas, montajes, desmontajes | Operaciones. |
| Inventario | almacenes, ubicaciones, movimientos_stock, estados_articulo | Disponibilidad y trazabilidad. |
| Mantenimiento | limpiezas, reparaciones, danos, bajas | Estado físico. |
| Ventas | ventas, venta_detalle, facturas, cobros | Facturación. |
| Finanzas | caja, caja_movimientos, cuentas_corrientes, garantias_movimientos | Control financiero. |
| Seguridad | usuarios, roles, permisos, auditoria, notificaciones | Seguridad y trazabilidad. |
25. Menú general
26. Flujo integral
Cliente → Evento → Cotización → Selección de artículos → Disponibilidad → Reserva → Anticipo → Contrato → Preparación → Entrega / Montaje → Evento → Retiro → Devolución → Inspección → Daños / faltantes → Saldo / garantía → Cierre
Artículo → Inventario → Reserva → Alquiler → Devolución → Inspección → Limpieza / Reparación → Disponible nuevamente
Reserva → Anticipo → Saldo → Depósito de garantía → Devolución de garantía / Aplicación por daños → Cierre financiero
27. Arquitectura tecnológica sugerida
App móvil
Flutter para clientes y personal: catálogo, reservas, entregas, devoluciones, fotografías y notificaciones.
Panel web
Administración de catálogo, disponibilidad, reservas, contratos, inventario, logística, ventas y reportes.
Backend / API
API REST con autenticación, calendario de disponibilidad, reservas, inventario, contratos, pagos y auditoría.
Base de datos
MySQL o PostgreSQL con transacciones, índices, trazabilidad por artículo y respaldos.
Conclusión: la App de Reservas de Alquiler de Cotillón debe controlar todo el ciclo del artículo: disponibilidad, reserva, contrato, preparación, entrega, uso, devolución, inspección, limpieza, reparación y nueva disponibilidad. Esto permite reducir pérdidas, evitar reservas superpuestas y conocer la rentabilidad real de cada artículo y evento.