1. Objetivo general
Centralizar la gestión de una repostería desde la solicitud del cliente hasta la producción y entrega del pedido, controlando recetas, ingredientes, cantidades, costos, tiempos, decoración, personal, inventario, ventas y cobros.
Criterio principal: cada producto debe estar relacionado con una receta estandarizada que permita calcular automáticamente ingredientes, costo estimado, precio sugerido y consumo de stock.
2. Tipos de usuarios
Administración
Administrador
- Usuarios
- Roles y permisos
- Productos
- Precios
- Configuración
Comercial
Ventas / Atención
- Clientes
- Cotizaciones
- Pedidos
- Cobros
- Entregas
Producción
Repostero / Pastelero
- Órdenes
- Recetas
- Producción
- Decoración
- Control de calidad
Almacén
Encargado de inventario
- Ingredientes
- Recepción
- Vencimientos
- Movimientos
- Inventario
3. Tablas base / maestros
Clientes
Datos, contactos, preferencias e historial de pedidos.
Productos
Tortas, postres, cupcakes, galletas, panes y productos personalizados.
Categorías
Clasificación de productos y servicios.
Ingredientes
Materias primas, unidades, costos y vencimientos.
Recetas
Ingredientes, cantidades, rendimiento y procedimiento.
Decoraciones
Fondant, toppers, flores, figuras, colores y adicionales.
Proveedores
Proveedores de ingredientes, empaques y materiales.
Unidades de medida
Kg, g, litros, ml, unidades, porciones y otras.
4. Catálogo de productos
- Nombre.
- Categoría.
- Descripción.
- Fotografía.
- Porciones.
- Sabores.
- Rellenos.
- Coberturas.
- Decoraciones disponibles.
- Precio base.
- Tiempo de producción.
- Disponibilidad.
5. Productos personalizados
El sistema debe permitir construir pedidos a medida para cumpleaños, bodas, eventos y celebraciones.
| Elemento | Opciones |
|---|---|
| Tamaño | Porciones / diámetro / peso. |
| Sabor | Chocolate, vainilla, red velvet, etc. |
| Relleno | Crema, dulce de leche, frutas, etc. |
| Cobertura | Ganache, buttercream, fondant, etc. |
| Decoración | Diseño, colores, topper, figuras. |
| Texto | Mensaje solicitado por el cliente. |
6. Recetas
Las recetas son la base del control de producción y costos.
| Dato | Descripción |
|---|---|
| Producto | Producto asociado. |
| Versión | Versión de la receta. |
| Rendimiento | Cantidad de unidades o porciones. |
| Ingredientes | Materias primas y cantidades. |
| Proceso | Preparación y pasos. |
| Tiempo | Preparación, horneado y acabado. |
7. Costeo de recetas
- Costo de ingredientes.
- Costo de decoración.
- Empaque.
- Mano de obra.
- Energía.
- Merma.
- Costos indirectos.
- Margen.
- Precio sugerido.
Receta → Cantidades → Costos de ingredientes → Costo total → Margen → Precio de venta
8. Clientes
- Datos personales.
- Teléfono.
- Correo.
- Dirección.
- Preferencias.
- Pedidos anteriores.
- Diseños favoritos.
- Fechas importantes.
- Cuenta corriente.
9. Cotizaciones
- Cliente.
- Producto.
- Personalización.
- Porciones.
- Decoraciones.
- Precio.
- Descuento.
- Entrega.
- Vigencia.
- Observaciones.
10. Pedidos
Cliente → Consulta → Cotización → Aprobación → Anticipo → Pedido → Producción → Decoración → Control → Entrega → Cobro
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Solicitado | Pedido recibido. |
| Presupuestado | Cotización preparada. |
| Confirmado | Cliente aceptó. |
| Programado | Fecha de producción asignada. |
| En producción | Elaboración iniciada. |
| Decoración | Producto en acabado. |
| Listo | Preparado para entrega. |
| Entregado | Pedido entregado. |
| Cancelado | Pedido anulado. |
11. Calendario de producción
- Pedidos por fecha.
- Capacidad diaria.
- Prioridades.
- Tiempo de preparación.
- Horneado.
- Enfriado.
- Decoración.
- Empaque.
- Entrega.
12. Orden de producción
Generar una orden interna a partir de un pedido confirmado.
- Pedido.
- Producto.
- Receta.
- Cantidad.
- Ingredientes requeridos.
- Responsable.
- Fecha.
- Etapas.
- Observaciones.
13. Producción
| Etapa | Control |
|---|---|
| Preparación | Pesado y preparación de ingredientes. |
| Mezcla | Proceso de elaboración. |
| Horneado | Temperatura y tiempo. |
| Enfriado | Tiempo y condición. |
| Relleno / armado | Configuración del producto. |
| Decoración | Diseño solicitado. |
| Control | Calidad y presentación. |
| Empaque | Preparación para entrega. |
14. Control de calidad
- Peso.
- Tamaño.
- Forma.
- Color.
- Decoración.
- Presentación.
- Empaque.
- Fotografía final.
- Observaciones.
- Aprobación.
15. Inventario de ingredientes
- Harina.
- Azúcar.
- Huevos.
- Manteca / mantequilla.
- Chocolate.
- Cacao.
- Leche y derivados.
- Frutas.
- Colorantes.
- Fondant.
- Decoraciones.
- Envases y empaques.
16. Lotes y vencimientos
Para ingredientes sensibles se recomienda controlar lote y fecha de vencimiento.
| Dato | Uso |
|---|---|
| Lote | Identificación del ingreso. |
| Vencimiento | Fecha límite. |
| Cantidad | Existencia. |
| Ubicación | Depósito o cámara. |
| Estado | Disponible, reservado, vencido o bloqueado. |
17. Movimientos de inventario
| Movimiento | Uso |
|---|---|
| Entrada | Compra o recepción. |
| Reserva | Ingredientes asignados a producción. |
| Consumo | Utilización en una orden. |
| Devolución | Retorno de material. |
| Ajuste | Corrección documentada. |
| Merma | Pérdida durante producción. |
| Vencimiento | Baja por fecha. |
| Transferencia | Movimiento entre ubicaciones. |
18. Compras y proveedores
- Solicitud de compra.
- Cotizaciones.
- Orden de compra.
- Recepción.
- Control de lote.
- Vencimiento.
- Costo.
- Pagos.
- Cuenta corriente.
19. Entregas
- Pedido.
- Cliente.
- Fecha y hora.
- Dirección.
- Responsable.
- Transporte.
- Estado.
- Comprobante de entrega.
- Conformidad.
20. Ventas, caja y cobros
Ventas
Productos, personalizaciones, adicionales y servicios.
Anticipos
Registro de señas y pagos parciales.
Cobros
Efectivo, transferencia, tarjeta, QR y otros.
Caja
Apertura, ingresos, egresos, arqueo y cierre.
21. Promociones y clientes frecuentes
- Descuentos.
- Combos.
- Cupones.
- Programa de puntos.
- Promociones por fechas.
- Clientes frecuentes.
- Referidos.
- Campañas.
22. Notificaciones
- Confirmación de pedido.
- Recordatorio de pago.
- Pedido en producción.
- Pedido listo.
- Recordatorio de entrega.
- Pedido entregado.
- Promociones.
- Fechas especiales.
23. Dashboard
| Indicador | Información |
|---|---|
| Pedidos | Pendientes, en producción, listos y entregados. |
| Ventas | Ingresos diarios, semanales y mensuales. |
| Producción | Carga de trabajo y pedidos por fecha. |
| Productos | Más vendidos. |
| Ingredientes | Stock bajo y próximos vencimientos. |
| Clientes | Nuevos, frecuentes e inactivos. |
| Rentabilidad | Costo y margen por producto. |
24. Reportes
Ventas
- Por producto
- Por período
- Por cliente
- Por medio de pago
Producción
- Pedidos
- Tiempos
- Capacidad
- Merma
Inventario
- Stock
- Consumos
- Vencimientos
- Valorización
Costos
- Costo receta
- Costo real
- Margen
- Rentabilidad
25. Estructura de datos recomendada
| Capa | Entidades | Función |
|---|---|---|
| Clientes | clientes, contactos, direcciones, preferencias | Clientes. |
| Catálogo | productos, categorias, sabores, rellenos, coberturas, decoraciones | Productos. |
| Recetas | recetas, receta_detalle, versiones, procesos | Producción y costos. |
| Comercial | cotizaciones, pedidos, pedido_detalle, personalizaciones | Ventas. |
| Producción | ordenes_produccion, etapas, partes_produccion, controles_calidad | Fabricación. |
| Inventario | ingredientes, lotes, almacenes, ubicaciones, movimientos_stock, mermas | Stock. |
| Compras | proveedores, ordenes_compra, recepciones, pagos | Abastecimiento. |
| Entregas | entregas, rutas, transportistas, comprobantes | Logística. |
| Finanzas | ventas, facturas, cobros, caja, caja_movimientos, cuentas_corrientes | Finanzas. |
| Seguridad | usuarios, roles, permisos, auditoria, notificaciones | Control y trazabilidad. |
26. Menú general
27. Flujo integral
Cliente → Cotización → Personalización → Aprobación → Anticipo → Pedido → Programación → Orden de producción → Reserva de ingredientes → Elaboración → Decoración → Control de calidad → Empaque → Entrega → Cobro → Historial
Compra → Recepción → Lote / vencimiento → Almacén → Reserva → Consumo → Merma → Stock actualizado
Receta → Costos → Precio → Venta → Costo real → Margen → Rentabilidad
28. Arquitectura tecnológica sugerida
App móvil
Flutter para clientes y personal: pedidos, catálogo, fotografías, producción y notificaciones.
Panel web
Administración de pedidos, recetas, producción, inventario, compras, ventas y reportes.
Backend / API
API REST con autenticación, workflow, inventario, costos, pedidos y notificaciones.
Base de datos
MySQL o PostgreSQL con transacciones, índices, lotes, vencimientos y auditoría.
Conclusión: la App de Repostería debe integrar el ciclo completo del negocio: catálogo, personalización, recetas, costeo, pedidos, producción, ingredientes, inventario, compras, entregas, ventas y fidelización. La trazabilidad permite conocer qué se produjo, con qué ingredientes, cuánto costó y cuál fue el margen real de cada pedido.